Esigenza

Le aziende che si occupano di effettuare controlli, analisi di laboratorio e accertamenti di conformità a norme e certificazioni per costruzioni, uso di materiale e progettazione di strutture, si trovano a dover elaborare una grande quantità di dati derivanti da rilievi, prove fisiche e chimiche e rilevamenti. Tutti questi risultati di laboratorio vanno organizzati per poter essere intellegibili, valutati da diversi esperti all’interno dell’azienda, per poi essere resi inviabili al cliente finale.

L’esigenza di un’azienda del settore è quella di gestire e velocizzare il processo di compilazione della documentazione relativa alle analisi chimiche dei campioni prelevati dai cantieri, con la revisione dei modelli Word precedentemente utilizzati e la generazione automatica attraverso workflow.

Questo bisogno è accompagnato dall’avere a disposizione una piattaforma che possa conservare i documenti, grazie ad una fascicolazione automatica basata sul cliente e i relativi cantieri.
Inoltre, si rende necessaria la presenza di una vista creata appositamente per seguire lo stato di avanzamento dei lavori di analisi per ogni singolo campione e che possa contenere tutte le informazioni relative alla fatturazione.

Realizzazione

Arxivar ha reso possibile il raggiungimento di questi obiettivi con lo sviluppo del seguente workflow:

• creazione delle classi documentali per la produzione del verbale di campionamento e delle schede analisi divise in laboratorio interno e laboratori esterni;

• Anagrafiche clienti prelevate direttamente dal gestionale grazie all’interconnessione tra Arxivar e il gestionale in uso presso l’azienda;

• Importazione dei tipi di materiali e delle analisi effettuabili;

• Creazione di una vista “Campioni” configurata in modo da poter visualizzare tutte le informazioni relative ad ogni singolo campione e lo stato di avanzamento del lavoro;

• Il flusso permette di verificare la correttezza delle informazioni inserite ed eventualmente apportare le correzioni necessarie, per poi generare automaticamente i documenti in formato pdf pronti per l’invio automatico all’indirizzo email del cliente;

• Tutta la documentazione viene infine fascicolata e relazionata in modo da poter visualizzare in modo chiaro e organizzato tutte le informazioni di un determinato cantiere.

Oltre al flusso principale di gestione del processo sopra descritto, è importante mettere in luce come, alla modifica di uno dei profili all’interno della schermata di compilazione delle schede analisi e dei verbali di accettazione, tutti i documenti vengono rigenerati in pdf, così da avere sempre pronta la versione aggiornata all’ultima modifica.

Risultati

I risultati ottenuti da una gestione del complesso ciclo di raccolta dei dati di analisi, elaborazione, controllo e invio al cliente, possono essere riassunti come segue:

• riduzione del margine di errore nella compilazione di dati anagrafici, grazie alla connessione con il gestionale che permette il recupero di tutti i dati essenziali alla corretta compilazione della documentazione come anagrafiche clienti,  laboratori esterni, ecc.;

• Semplicità di gestione del flusso di lavoro che mette gli utilizzatori di Arxivar nella condizione di eseguire la compilazione delle schede in modo veloce ed efficiente;

• Migliore organizzazione delle informazioni e conseguente riduzione dei tempi di svolgimento delle attività e reperimento dei dati al bisogno;

• Consultazione immediata dello stato di avanzamento dei lavori per poter gestire con prontezza ritardi e scadenze;

• Dematerializzazione dei documenti, ossia conservazione degli stessi in formato digitale. La dematerializzazione porta a una riduzione della carta stampata e quindi ad un vantaggio economico e ad una maggiore praticità nella condivisione con i collaboratori.

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