5 step verso il vero smart working con Arxivar

04 Marzo 2021
5 step smart working arxivar
Arxivar
5 step smart working arxivar

L’attuale scenario ha imposto alle imprese di riorganizzarsi per permettere ai propri dipendenti di garantire continuità operativa anche a distanza. In tutto questo, la tecnologia gioca un ruolo chiave perché permette di connettere persone, luoghi e informazioni ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività.

In tale scenario è chiaro come quello che definiamo Smart Working (= lavorare in modo più efficiente) sia possibile solo partendo dalla digitalizzazione delle informazioni aziendali, centralizzate e rese facilmente accessibili per tutti gli utenti in “remoto”.

Questo passaggio rappresenta il primo passo per ridurre tempi e costi operativi, aumentando il vantaggio competitivo, ed implica una trasformazione digitale ben più pervasiva del semplice telelavoro!

1. Disponibilità delle informazioni

La principale criticità del lavoro da remoto è legata al reperimento di documenti e  informazioni, spesso dislocate tra più sistemi informativi, sedi e non sempre di diretto accesso. Il primo step per uno smart working efficace è la facilità di reperimento delle informazioni che devono essere accessibili da qualunque luogo e device.

ARXivar è la piattaforma di Information & Process management che consente l’archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di documento proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/ Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, etc.) o dall’esterno.

ARXivar in quanto piattaforma web based, è fruibile da qualsiasi dispositivo. Oltre a questo è possibile definire il layout delle funzionalità in base al device utilizzato.

2. Sicurezza delle informazioni

Lo smart working pone ogni impresa di fronte all’esigenza di tutelare beni e informazioni che escono dal perimetro fisico dell’azienda, in maniera ancora più efficace che in altri scenari. Ciascuna azienda infatti, con il lavoro in modalità remota, ha maggior difficoltà a verificare come e dove vengono archiviati i dati aziendali, chi vi abbia accesso, e se essi vengano gestiti, conservati e archiviati conformemente alle policy aziendali. Per questo motivo una corretta progettazione dei sistemi, degli strumenti di lavoro nonché della gerarchia degli accessi e riservatezze diviene essenziale.

ARXivar permette di gestire il livello di accesso ai documenti archiviati, definendo i permessi di accesso di utenti o gruppi di utenti sia a livello di classe documentale (tipologia di documento) che di stato documentale).

3. Organizzazione delle attività

Uno smart working efficace, presuppone la resa dei flussi di lavoro in workflow digitali che permettono al Management di definire le caratteristiche dei processi e i relativi obiettivi, e all’utente di essere guidato nelle attività nel rispetto dei tempi indicati dal sistema. Questo tipo di approccio alla gestione delle attività aziendali per processi, con l’ausilio del giusto software, consente una drastica riduzione dei tempi e un aumento della produttività complessiva.

Il motore di workflow di ARXivar guida le diverse fasi del processo in automatico: l’attività viene presa in carico dai diversi utenti secondo il “percorso” stabilito, senza dover ricorrere a comunicazioni superflue (email, telefonate, etc.).

Per ogni task l’utente è guidato da dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere e gli sono sufficienti pochi click per operare su ogni processo. Le priorità e le informazioni utili sono ben evidenziate nel pannello dei dettagli e tutti gli strumenti di gestione documentale sono resi immediatamente disponibili.

4. Controllo

Lo smart working necessita di obiettivi chiari e soprattutto misurabili alla base dello svolgimento delle attività. Dati puntuali sulle attività, infatti, supportano il management nella presa di decisioni e permettono di misurare la qualità dei servizi offerti ai propri clienti.

ARXivar è in grado di analizzare le performance relative allo svolgimento dei flussi di lavoro, per ricavare informazioni importanti nella valutazione dell’andamento aziendale.

Il modellatore grafico per Dashboard e report integrato in ARXivar permette di creare forme di reportistica con diversi livelli di focus e gradualità a seconda delle esigenze specifiche.

5. Collaborazione

È grazie alla collaborazione tra persone e tra team differenti che un’azienda raggiunge i risultati stabiliti. Permettere ai dipendenti di un’azienda di comunicare tra loro ed esternamente in maniera diretta, veloce e immediata in qualsiasi luogo essi si trovino è fondamentale sia per gli obiettivi di business sia per tenere vivo il senso di appartenenza all’azienda.

ARXDrive è il tool di sharing di ARXivar che permette di condividere e sincronizzare documenti aziendali da qualunque device, con la semplicità dei più diffusi strumenti di Sync & share e la garanzia di totale controllo e sicurezza delle informazioni.

ARXLINK è la soluzione per la gestione evoluta della comunicazione aziendale che consente di inviare documenti tramite LINK, monitorando l’accesso alla risorsa!

La chat integrata in ARXivar rende la comunicazione aziendale più veloce e funzionale eliminando i mezzi standard e dispersivi di collaboration (Skype, mail, sms…). 

ARXivar NEXT permette la condivisione tramite chat e l’immediato utilizzo di qualunque tipo di oggetto (viste, fascicoli, associazioni...)

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