Arxivar: la soluzione anche per un centro benessere!

Oggi vogliamo raccontarti come Arxivar ha salvato l’organizzazione del flusso di lavoro di un’attività operante nel settore del benessere.

L’esigenza del nostro cliente era di avere un’interfaccia per la gestione degli appuntamenti facilmente consultabile per evitare l’utilizzo dell’agenda cartacea. Inoltre, aveva bisogno di gestire l’anagrafica clienti con prodotti e servizi acquistati e fruiti e con segnalazione di informazioni particolari del cliente, come ad esempio allergie a componenti di prodotti di cosmesi. Il tutto conservato digitalmente e in modo sicuro, anche i documenti firmati relativi al trattamento dei dati personali.

Arxivar è stata la soluzione

Arxivar ha risolto molteplici problemi con la creazione di un workflow dedicato.

Flusso di gestione dei documenti e dei dati della scheda anagrafica

• Creazione di classi documentali apposite per la registrazione dei documenti di privacy, dei prodotti acquistati, degli allergeni e degli appuntamenti per singolo cliente;
• Rubrica clienti in cui vengono inseriti i dati anagrafici dei clienti, con tutti i campi necessari;
• Maschera di inserimento delle informazioni con prodotti acquistati, allergeni e documentazione privacy firmata. Grazie alla maschera si crea un fascicolo che raccoglie tutti i clienti con le relative informazioni.

Flusso di gestione degli appuntamenti

• La maschera di creazione di nuovo appuntamento, che su richiesta del centro benessere dura 30 minuti, permette la scelta cliente, l’inserimento dell’oggetto della seduta, della data e dell’ora;
• Dopo aver compilato la maschera, grazie all’integrazione con Google Calendar direttamente all’interno di Arxivar, gli appuntamenti sono consultabili tramite apposita voce di menu e la schermata propria di un calendario. Cliccando su un appuntamento si apre un’etichetta con i dettagli inseriti;
• Funzione automatizzata per cui al cliente arriva un remind dell’appuntamento via mail.

Efficienza e semplicità di gestione grazie ad un solo strumento

I risultati ottenuti dall’utilizzo di Arxivar sono:

• centralizzazione di tutte le informazioni dei clienti in un luogo sicuro e accessibile ovunque da qualsiasi dispositivo;
• Semplicità di gestione e controllo degli appuntamenti;
• Efficienza e ottimizzazione dei tempi;
• Dematerializzazione dei documenti e abbandono della carta;
• Remind automatico degli appuntamenti ai clienti.

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