Elimina la carta e digitalizza i rapporti di intervento con Arxivar

Rendere efficiente la gestione del magazzino e degli interventi tecnici è possibile - senza carta!

Basta perdere tempo con la scrittura a mano dei rapportini che probabilmente vengono persi in macchina o in ufficio! Come? Ci pensa Arxivar.
Oggi ti raccontiamo un’applicazione recente di un workflow che abbiamo sviluppato per un nostro cliente.+

Esigenza dell'azienda.

L’esigenza del cliente era quella di efficientare il lavoro della gestione del magazzino e degli interventi di manutenzione. Lo scopo era quindi di organizzare in modo schematico ed ordinato le manutenzioni, di verificare le informazioni inserite nei rapportini di intervento e di gestire i prodotti presenti in magazzino. Inoltre, un’altro obiettivo dell’azienda era di ridurre lo spreco di carta, in quanto consegnavano ai clienti solo rapportini cartacei.

Realizzazione del flusso di gestione con Arxivar

Grazie ad ARXivar siamo riusciti a sviluppare una soluzione per ridurre di molto l’utilizzo della carta per i rapportini di intervento da consegnare al cliente e abbiamo reso più efficiente l’operazione di verifica delle informazioni relative ai prodotti e alle manutenzioni. 

Ecco gli step seguiti e l’implementazione che abbiamo effettuato per produrre un risultato ottimale:

• abbiamo creato delle apposite classi documentali per l’archiviazione dei prodotti, dei rapportini di intervento e delle manutenzioni da effettuare;
• abbiamo importato le anagrafiche dei clienti tramite l’utilizzo di Web API dal gestionale “Fatture in Cloud” così da avere sempre la rubrica aggiornata;
• una volta a settimana all’ufficio viene inviato automaticamente un documento contenente le manutenzioni schedulate in cui per ogni cliente viene indicato l’indirizzo e il giorno della settimana in cui andrà effettuato l’intervento;
• i tecnici, una volta completata la manutenzione, potranno inserire i rapportini di intervento direttamente dal loro smartphone indicando il cliente, il tipo di intervento, le ore di intervento, le ore di trasferta e i prodotti\materiali utilizzati;
• alla profilazione del rapportino all’ufficio arriverà un task in cui potrà visualizzare le informazioni inserite dall’operatore, completare il profilo aggiungendo il costo dell’intervento e inviare automaticamente per email il documento in formato pdf;
• i prodotti inseriti dal tecnico verranno automaticamente scalati dal magazzino e l’ufficio verrà avvisato al raggiungimento di una soglia critica in modo da avere sempre la situazione sotto controllo.

Risultati

•  Gestione dei prodotti presenti in magazzino, scalati automaticamente all’inserimento di un rapportino e avviso tramite email della carenza di un determinato prodotto;

• integrazione con il gestionale “Fatture in Cloud” per visualizzare le anagrafiche clienti sempre aggiornate;

• inserimento dei rapportini di intervento inviati automaticamente per email al cliente e archiviazione di tutte le informazioni per una gestione più efficiente del lavoro;

• generazione automatica nel fine settimana di un documento contenente tutte le manutenzioni schedulate per la settimana, precedentemente configurate da un’apposita maschera.

Questo è l’esempio di un semplice workflow applicato ad una realtà di gestione magazzino e interventi di manutenzione. Ora i tecnici potranno inviare comodamente i loro rapportini da smartphone senza avere foglio sparsi per l’ufficio che a volte si rischia di perdere.

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