gestione noleggio mezzi

Gestire il noleggio dei mezzi con Arxivar. Addio carta.

01 Luglio 2021
gestione noleggio mezzi
Arxivar

Il noleggio di attrezzature oggi.


Oggi il noleggio è molto in voga. Le aziende non devono più sostenere costi d’acquisto e possono contare su assistenza e manutenzione comprese nel canone. Inoltre possono contare su dispositivi sempre aggiornati. Insomma, per farla breve, ci sono enormi vantaggi tecnici e fiscali.

Oggi si noleggia di tutto. Nel mondo informatico tutto l’hardware e le stampanti, ma ormai ogni settore ha adottato il noleggio o la locazione operativa per offrire prodotti con un impatto finanziario meno gravoso.

Pensa per esempio al settore delle attrezzature per l’edilizia. In questi mesi, con il bonus 100%, le attrezzature sono diventate introvabili e i costi sono balzati alle stelle.

Come gestisci il noleggio?


Qui non ci sono tante strade. O lo gestisci con un software o non lo gestisci. E io, perdonami, per “non lo gestisci” intendo che usi agende cartacee, taccuini, planner e così via.

Oggi non riesci più a gestire un noleggio. Tu sei convinto di sì, io sono certo di poterti dimostrare il contrario.

Se usi un software, o hai una soluzione dedicata oppure usi un foglio di calcolo, sia esso Excel o Google Sheets. Partiamo dal caso peggiore.

Non gestisci il noleggio.


In questo caso, come ti dicevo sopra, usi un taccuino o qualcosa di perfetto fino a quarant’anni fa. Perché ti dico che non stai gestendo il noleggio?

  • Semplice, come fai a monitorare la scadenza dei noleggi puntualmente? O hai un impiegato che ti fa da “allarme” o non vedo come sia possibile.
  • Come gestisci la scadenza di revisioni, assicurazioni, bolli e manutenzioni? Quando ti ricordi, o quando te lo ricorda l’assicuratore. 

Che il mondo sia cambiato, non te lo devo dire io. Che oggi la richiesta di noleggio sia non più solo di prossimità, lo vedi dalle richieste che ti arrivano. Se quarant’anni fa potevi vivere con il noleggio di prossimità, oggi hai tanta concorrenza, anche fuori provincia. Se non punti all’efficienza, come pensi di poter fare? 

Al di là della gestione, perché magari sei ricco sfondato di tuo e il noleggio per te è un passatempo, con la carta ti bruci tutta la possibilità di avere dati di ritorno da poter incrociare e analizzare.

Ad esempio, sapere che una determinata azienda ti noleggia sempre nello stesso periodo dei ponteggi, ti permette di giocare d’anticipo nella proposta e magari proporgli dei piani a lungo termine in quei periodi. Sapere che certe aziende noleggiano sempre un determinato mezzo, ad esempio un escavatore, ti permette di avvisarle per tempo quando sostituisci il parco macchine.

Ok che carta canta, ma qui ha tempo a cantare che, come la famosa cicala, non lavori.

Gestisci il noleggio con un foglio di calcolo.


Sembra meglio, ma dipende. È meglio del cartaceo se e solo se il foglio di calcolo offre degli avvisi che ti aiutino a capire quali noleggi stiano scadendo e ti dia qualche automatismo, magari nella generazione del contratto di noleggio.

Diversamente, è come usare un taccuino cartaceo, ma su computer: non serve a niente.

L’informatica deve facilitare le cose, non mantenerle uguali a prima o peggiorarle, altrimenti tanto vale. Se devi controllare sempre tutto tu, non serve a niente.

Gestisci il noleggio con un software dedicato.


Bene, hai capito il problema. Se hai un software dedicato, verticalizzato sul noleggio oppure te lo sei fatto sviluppare, allora hai ben chiaro cosa debba fare un sistema informatico e cioè supportare il tuo lavoro e facilitarlo.

Il software deve permetterti di gestire sia i tempi, che la documentazione dei noleggi. Quindi per ogni mezzo o bene noleggiato, avrai associati i contratti con i fornitori e quelli attivi con i clienti.

Ma il sistema deve darti la possibilità di gestire anche le scadenze come revisioni, manutenzioni, patenti e quant’altro.

Qual è il limite di questa soluzione? È duplice. 
Questo software lo usi solo per i noleggi o poco altro.


Se vuoi usarlo per altro, devi chiedere una personalizzazione. E le personalizzazioni costano care, sempre che te le facciano.

Gestisci il noleggio con Arxivar!


Ok, fermi, spettacolo! Perchè spettacolo? Perché con Arxivar gestisci tutto il flusso come nel software dedicato, quindi sia il noleggio in senso stretto, ma anche le scadenze dei documenti e quant’altro.

Però ti offre molto di più, perché Arxivar è un software di gestione dei processi, che permette di implementare qualsiasi progetto tu desideri, senza dover ripartire daccapo ogni volta.

Cosa significa? Significa che se, a un certo punto, vuoi che al raggiungimento di certe percentuali di noleggio di un prodotto tu voglia ordinarne dell’altro per aumentare la capacità di nolo che hai, il software ti può generare in automatico l’ordine al fornitore.

Tutti i dati di noleggio vengono salvati e, grazie alla sinergia con un sistema di business intelligence, puoi sapere quali tipologie di aziende noleggiano di più certi beni e in quali periodi. Puoi avere in tempo reale dati di fatturato, impegno e posizione gografica dei beni noleggiati e scadenze imminenti dei noleggi.

Inoltre puoi dare ai tuoi clienti un accesso dedicato, affinché abbiano disponibili tutti i documenti del noleggio, con la possibilità di firmarli remotamente, comodamente dal proprio ufficio e focalizzarsi così sul loro lavoro!

Allora, lavorerai ancora col taccuino?
 

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