Il vero smart working passa per la dematerializzazione

22 Febbraio 2021
dematerializzazione smart working
Arxivar
dematerializzazione smart working

Verso una vera dematerializzazione.

La corsa allo smart working, cui stiamo assistendo a causa della pandemia, sta mettendo in luce una visione distorta della situazione.

Lavorare da remoto con un portatile non è propriamente smart. E’ semplicemente un lavoro delocalizzato, ma spesso molte risorse, soprattutto il cartaceo, rimangono ancora una voce preponderante in certi uffici, come l’amministrazione ad esempio.

Grazie ad Arxivar Next, è possibile traghettare tutto il corpo di informazioni nel sistema informatico aziendale, favorendo un’ulteriore integrazione di tutti i flussi di informazioni.

Primo passo, la dematerializzazione dei documenti.

Per l’amministrazione, poter consultare il cartaceo è essenziale e sotto pandemia non era raro vedere impiegati spostare dall’ufficio a casa - e viceversa - interi faldoni di carta. 

Il problema è logistico, ma non solo. Se è vero che l’impiegato perde più o meno tempo, a seconda della distanza dell’ufficio da casa, per recuperare tutto il materiale, sorge anche un grave problema di privacy.

I documenti escono dall’ufficio e vanno in una casa privata e il problema può diventare più o meno grave, a seconda dei dati presenti nei documenti.

Il primo passo è proprio la dematerializzazione dei documenti. Arxivar Next permette non solo una semplice scansione, ma grazie alla protocollazione e alla possibilità di firma elettronica del documento, così come la conservazione sostitutiva a norma, consente di avere l’originale elettronico del documento conservato nel fascicolo del cliente, della commessa o del tipo di organizzazione che si è deciso di dare ai documenti.

Secondo passo, l’interazione con i documenti dematerializzati.

Ti ho accennato al concetto di fascicolo del cliente. Arxivar Next consente di organizzare tutto il flusso di informazioni di un cliente sotto un fascicolo. Così è poco chiaro. Te lo chiarisco.

Pensa ad avere tutto lo scibile relativo a un cliente in un’unica cartelletta virtuale: proposte, ordini, documenti di trasporto, scambi di mail, insoluti e persino telefonate e loro contenuto. Questo, legato al fatto di avere un potente motore di ricerca collegato, ti rende assolutamente evidente la potenza dello strumento.

Mettici dentro anche tutto il cartaceo e hai una situazione completa a monitor dei tuoi clienti.

Pensa a questo scenario: suona il telefono e sullo schermo ti compare un riassunto automatico dello stato del chiamante. Ha insoluti sospesi, merce in consegna, ticket aperti? Quante ore passi, in media, con lui al telefono? Quali contratti ha firmato e per quali stai attendendo riscontro?

E’ uno scenario allettante, vero? Soprattutto quando devi poter accedere da remoto anche a ciò che era cartaceo.

Questo significa razionalizzare il flusso di informazioni, evitando di avere diversi spazi, anche fisici, dove conservare tutta la documentazione.

Penso soprattutto ai professionisti, che in questo modo non solo liberano interi scaffali e armadi di carta, ma hanno tutto razionalizzato nel proprio sistema e completamente a norma di legge. Non quindi semplici scansioni, che spesso non hanno alcuna efficacia legale.

Terzo passo, la firma dei documenti.

L’obiezione che puoi muovere è però che spesso il cliente deve firmare il classico pezzo di carta. Quindi la procedura che adotti è quella di inviargli un contratto via mail, lui lo stampa, lo firma, lo scansiona e te lo invia.

Macchinoso, ma lineare, no?

Il contratto firmato e scansionato ha però un limite. La firma può essere ritenuta certamente valida se autenticata da un notaio. Diversamente è valida finché non disconosciuta dal titolare (fonte: diritto.it).

Per ovviare a ciò, il documento può essere firmato grafometricamente o elettronicamente.

La firma grafometrica.

La firma grafometrica è una firma elettronica apposta con tratto autografo. Si basa sulla certificazione della titolarità della firma e sull’accesso esclusivo del firmatario alla firma medesima. La firma viene registrata dal dispositivo (solitamente un tablet) che registra pressione, inclinazione, velocità del tratto e altri parametri e li paragona con uno specimen di firma.

Una volta integrata in Arxivar Next, il documento non ha più necessità di essere stampato e firmato, ma soprattutto questa firma è assolutamente autentica.

Questo metodo è l’ideale se ho commerciali che girano dai clienti, facendo loro firmare le offerte, ma può risultare poco pratico qualora debba far firmare un cliente che non abbia un dispositivo idoneo, infatti non tutti i tablet soddisfano i requisiti per l’apposizione di una firma grafometrica valida.

La firma elettronica remotizzata.

In questo caso il documento viene inviato al firmatario e, grazie a un sistema di token, viene firmato in via esclusivamente elettronica. La comodità estrema di questo strumento è che il cliente non deve avere un sistema di firma grafometrica. Basta la sua mail.

Ricevuto il documento, lo firma e il il documento ritorna a te. Una volta controfirmato anche da te, va direttamente in Arxivar Next e in archiviazione sostitutiva.

In questo modo non solo non hai la spada di damocle del documento stampato, firmato e scansionato, ma hai la certezza di annegare la firma dei documenti in un flusso, assicurandoti così di avere tutta la documentazione debitamente firmata dai clienti, altrimenti il flusso non procede.

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